Шаг третий. Дать технологию.
Вы наняли нового сотрудника или назначили сотрудника на новую должность. Объяснили ему, кто теперь будет его непосредственным начальником, и даже назвали продукт, который он должен будет производить. Это уже большое достижение! В 99% компаний не называют сотруднику продукт, который от него будут требовать. Просто говорят ему, чем он должен будет заниматься. Сравните: «собранные шкафы» и «сборка шкафов». Продукт можно пощупать и посчитать, а «сборку» попробуйте пощупайте и посчитайте! Если вы к этим 99% не относитесь, то вы уже в группе лидеров!

Но расслабляться рано, нужно ещё дать сотруднику чёткую инструкцию, как он этот продукт будет производить. Многие руководители пытаются объяснить своим подчинённым, что и как они должны делать, устно, на пальцах. Это порочная практика. По двум причинам.

Во-первых, люди плохо воспринимают информацию на слух. Что-то забывают, что-то пропускают. В итоге половину они не воспроизводят. Ожидать от них, что они будут делать в точности так, как им сказали, это витать в облаках. Люди будут ошибаться, будут делать по-своему и будут уверены, что именно так им говорили делать. И у сотрудника не будет материала, к которому он мог бы обратиться и прояснить какой-то непонятный или спорный момент. Ему приходится дёргать руководителя, которому в этот момент может быть некогда, или он может быть не в духе или вообще отсутствовать. Да и руководитель в следующий раз может сказать не совсем так, в предыдущий, у сотрудника возникает путаница. Это точно не ускоряет его работу и не делает его более эффективным!

Во-вторых, из таких небольших инструкций для отдельных сотрудников, устных или письменных, складывается ноу-хау работы вашей компании. Если инструкции были устные, то получается, что ноу-хау нигде не записано. Сотрудник уволился или даже перешёл на другую должность, и всё, ноу-хау утрачено! Частичку вашего ноу-хау он унёс с собой. Пришедшему на его место приходится объяснять всё сначала. День сурка! Если бы ноу-хау было описано, то вы просто дали бы новичку текст (он может быть с рисунками, схемами и т.д.) и помогли бы его изучить.
Есть один подводный камень. Те, кто пробовал внедрить у себя в компании должностные инструкции, наверно, заметили, что ими не очень-то пользуются. Усилий вкладывается много, а выхлоп маленький. Поэтому жалко тратить на них время. Да, на те должностные инструкции, которые можно найти в интернете, и на те, что написаны по их образцу, времени точно будет жалко, потому что они бесполезные.

Вот три вещи, которые сделают ваши должностные инструкции полезными и даже ценными:

1. Описывайте в них не обязанности сотрудника, а его действия: делай раз, делай два, делай три. Что нужно ДЕЛАТЬ, чтобы получить в результате ПРОДУКТ, который вы для него сформулировали. Естественно, формулировка продукта тоже должна быть там записана.

2. Даже хорошо написанная инструкция устаревает. Меняются обстоятельства, технологии, рынок. Что-то уже нужно делать по-другому, или делать то, чего раньше не делали. Чтобы поддерживать все инструкции в настоящем времени, вовремя их корректировать и переиздавать, нужно рядом заводить ещё одну компанию!)) Можно сделать проще: сотруднику давать не должностную инструкцию, а должностную папку. В неё он будет сам подшивать документы и записи, которые относятся к его работе.

Когда вы выпускаете приказ, регламент или инструкцию по какому-то вопросу, указывайте, к какому подразделению или даже к какой должности это относится. Например: «Всему персоналу» или «Руководителю отдела продаж, руководителю отдела персонала». Поручите кому-то распечатывать нужное количество экземпляров и давать их сотрудникам, к которым этот документ имеет отношение. Сотрудник вкладывает свой экземпляр в должностную папку. Удобно использовать папки с кольцами. Из них ничего не выпадает и не теряется. Таким образом, сотрудник сам может копить ноу-хау и полезную информацию для своей должности. Он может и даже должен фиксировать в должностной папке какие-то свои успешные действия, лайфхаки, а также неуспешные. Например: «В компании АБВ все вопросы по логистике надо решать с административным директором. Он в курсе всех деталей и отвечает быстро».

Перед тем как отпустить сотрудника в отпуск, в некоторых компаниях проверяют его должностную папку. Если она не в порядке, то сотрудник сначала приводит её в порядок, потом идёт в отпуск. Зачем это нужно? Когда сотрудник будет отсутствовать, кто-то будет его замещать и будет пользоваться его папкой как руководством. Там должна быть исчерпывающая информация о том, как работать на этой должности.

3. Мало копить инструкции в папке, их нужно ещё и знать! За это в компании должен отвечать конкретный сотрудник. Обычно это кто-то в отделе персонала. Если компания небольшая и в отделе персонала у вас всего один человек, то ему это и можно поручить. Как он добивается, чтобы сотрудники и руководители знали свои материалы? Он подходит к сотруднику и говорит: «Проверка знаний должностных инструкций. Дайте мне свою должностную папку». Раскрывает папку на любой странице, читает про себя, что там написано, и задаёт сотруднику один вопрос на знание этого материала. Если сотрудник отвечает правильно, то проверяющий его благодарит, возвращает папку и идёт проверять следующего. Если сотрудник не может ответить на вопрос, то проверяющий возвращает ему папку и говорит, что ему нужно переизучить то, что у него в папке, и что он завтра снова придёт с проверкой. У себя в списке он делает отметку, что такой-то сотрудник не сдал проверку. Это простое действие заставит сотрудников освежать в памяти свои знания, а заодно убирать из папки то, что уже не актуально.

Что ещё должно быть в папках, кроме описания действий и формулировки продукта?

Полезно иметь там следующее:

- Название должности. Вы, возможно, удивитесь, но это не редкое явление – когда сотрудник и даже руководитель не может назвать свою должность!

- Очень кратко – предназначение этой должности. Другими словами – какую проблему она решает в компании, зачем она нужна?

- Кто у этого сотрудника непосредственный начальник (не имя, а должность) и непосредственные подчинённые (тоже должности).

- Экземпляр организационной схемы подразделения, к которому относится эта должность.

- Схема потоков, показывающая, какие частицы и откуда попадают к этой должности, что с этими частицами нужно сделать и к какой должности их дальше направить.

- Как измеряется продукт или продукты этой должности.

Измерение продукта, отображение полученных результатов и их анализ – это отдельная важная тема, и об этом будет следующая статья! Stay tuned!
Хотите узнать как собственнику выстроить системный бизнес, выйти
из оперативного управления и увеличить доход?
Made on
Tilda